Rédiger des eMails (suite)

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La terre est-elle encore votre terrain de jeu ?
Le monde virtuel fait-il toujours partie de votre quotidien ?
Voulez-vous enfin connaître la suite des règles de base ?


Mes premiers conseils vous ont-ils déjà donnés des retours positifs ? Ces 8 règles basiques vont permettre à votre mail de franchir le cap des spams / pourriels et d’arriver enfin dans la boîte mail de votre destinataire.

Pour vous rafraîchir la mémoire, en voici un petit rappel :

  1. à : remplissez ce champ « après » avoir rédigé votre texte.
  2. cc : écrivez un même contenu à plusieurs destinataires visibles entre eux.
  3. cci : écrivez un même contenu à plusieurs destinataires qui doivent rester invisibles l’un vis à vis de l’autre.
  4. Répondre : répondez uniquement à la personne concernée.
  5. Sujet : soyez court, avec les bonnes précisions.
  6. Sujet/réponse : modifiez votre sujet lorsque vous répondez à un mail.
  7. Sujet/transfert : vérifiez le contenu pour transférer correctement.
  8. Formule de politesse d’entrée : choisissez-la simple et de circonstance.

Voilà, vous maîtrisez les premiers éléments de base pour l’envoi d’un mail. Vous allez à présent découvrir quelques conseils complémentaires pour qu’il soit encore plus efficace. Avec les meilleures chances d’ouverture. Et bien sûr de lecture par votre destinataire.

  1. Texte / Contenu
    Lorsque vous rédigez votre mail et que vous n’êtes pas trop sûr de votre orthographe, pensez à utiliser un correcteur orthographique. Certaines personnes se sentent plus à l’aise grâce à cet outil. Sachez pourtant que cela reste un outil. Il vaut parfois mieux modifier votre phrase pour éviter certaines tournures. Ou l’emploi de certains « temps » un peu plus compliqués. Quoi qu’il en soit, prenez soin de bien rédiger votre message. Entendez par là, en « bon » français (ou en « bonne » autre langue), correctement orthographié.
  2. Formule de politesse de clôture
    Même principe qu’en début de mail. Utilisez les termes appropriés pour la fin de votre mail. Vous pouvez reprendre les formules habituelles de vos courriers papiers. Comme par exemple : « Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées ». Bien qu’un mail soit généralement une version plus concise qu’un courrier papier. Cela veut dire que vos salutations seront également en format plus court. Vous pourrez vous inspirer de formules style « Meilleures salutations », « Bien à vous », ou encore bien d’autres auprès de votre ami Google.
  3. Pièces jointes / attachments
    Vérifiez que vous joignez la bonne pièce. Et que vous l’adressez à la bonne personne. Préférez un format pdf lorsque c’est possible. C’est un format très pratique et qui garde une même apparence selon les supports. Joignez uniquement ce qui est nécessaire. N’encombrez pas votre mail de pièces jointes, qui alourdiraient l’envoi. Au cas où vous avez beaucoup à envoyer, d’autres moyens existent. A vous de choisir entre Google Drive, (i)Cloud, Box, weTransfer, etc…
  4. Impression / print
    Imprimez uniquement ce qui est absolument nécessaire. Pensez à l’environnement. De toute façon à l’heure actuelle, vous pourrez toujours retrouver un mail qui vous a été adressé ou que vous avez envoyé. Surtout si vous avez pris soin de bien le décrire dans son « objet ».
  5. Temps de réponse
    Lorsque quelqu’un vous écrit un mail, il s’attend à ce que vous y répondiez vite. Vous pouvez l’informer que vous lui répondrez dans les 24 ou 48h. Evitez que votre destinataire ne s’inquiète inutilement. Ou pire, qu’il ne vous harcèle par téléphone. Pensez à accuser réception de son mail (personnellement ou via auto-répondeur) afin de lui indiquer que vous avez bien reçu son courriel et qu’il sera traité selon vos délais habituels.
  6. Confidentialité
    Sauf si vous disposez d’un système de sécurité spécifique, souvenez-vous que le trafic d’emails n’est pas sécurisé de manière générale. Evitez donc d’y envoyer des données ultra confidentielles ou très personnelles. Surtout lorsque vous ne travaillez pas dans votre environnement habituel. Pensez-y lorsque vous pianotez dans les aéroports, gares ou lieux publics.
  7. Reçu / envoyé
    Il est très intéressant de créer différents dossiers en ce qui concerne les mails que vous recevez. De base, votre boîte mail est déjà pourvue de certains dossiers type : « réception », « envoyés », « brouillon », « corbeille », indésirables »…
    A vous d’agencer votre boîte pour y classer les différents courriels reçus. Créez des dossiers qui vous parlent. Par exemple : clients/fournisseurs ; comptable/onss/cotisations ; offre/devis/contrat/facturation, etc… Prenez un moment pour réfléchir au type de courriels que vous recevez le plus souvent. Vous pourrez ainsi mettre en place un mode de classement adéquat selon votre secteur d’activité et qui vous convient au mieux.
    Evitez de classer les mails envoyés. Cela représente une perte de temps totalement inutile. Les messageries actuelles offrent l’option « recherche » (avec l’icône « loupe ») qui vous permet de retrouver en un clin d’oeil n’importe quel mail avec un début de nom de personne, un intitulé de dossier, un sujet de mail, etc…
  8. Désencombrez
    Ejectez tous les mails que vous avez lus et qui n’ont plus d’utilité ou aucun intérêt. Videz régulièrement votre corbeille/poubelle. Cela ne sert à rien de stocker des quantités de mails que vous ne consulterez plus jamais. Cela peut paraître évident pour certains. Alors que d’autres ont conservé tous les mails depuis la création de leur compte mail il y a plus de cinq, dix ans, ou parfois même plus longtemps. Pensez à désencombrer votre boîte mail tous les trimestres ou au moins une fois par an. Le stockage disponible sur votre ordinateur vous en sera très reconnaissant, tout comme notre belle bleue. Vous vous sentirez bien plus léger également.

Tous ces conseils sont évidemment à adapter à votre style personnel, aux us et coutumes de votre milieu, aux usages valables dans votre région, à votre clientèle et à votre domaine d’activité.

Si ces informations vous semblent assez nouvelles, prenez le temps de les intégrer. Ne vous obligez pas à vouloir tout mettre en place d’un seul coup. Il y aurait trop à faire et vous vous décourageriez vite. Ce qui n’est pas l’objectif. Allez-y à votre aise. Lentement et sûrement. Commencez par un élément que vous souhaitez ajouter et exercez-vous jour après jour. Lorsque cela sera devenu un automatisme, rajoutez alors un nouvel élément. Et ainsi de suite. D’ici quelques temps, cela vous sera devenu tellement habituel et normal, que vous ne vous souviendrez même plus comment vous faisiez auparavant. Testez petit à petit. Pensez « baby steps » = petit pas après petit pas.

Grâce à ces quelques pratiques de base, vos mails seront ouverts à 99,99%. Esprit tranquille, efficacité et mieux-être garantis.


Quels résultats constatez-vous avec ces nouvelles habitudes ?


Avec enthousiasme et bonne humeur 😉

Téodora

 

 

 

 

Rédiger un eMail

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La terre est votre terrain de jeu.
Un monde virtuel au quotidien.
En connaissez-vous les règles ?


Il porte plusieurs noms, qui signifient la même chose : e-mail, mail, courrier électronique, message, courriel, etc… Le fait est que le mail fait partie intégrante de votre vie quotidienne et que vous utilisez très fréquemment ce mode de communication pour transmettre diverses informations.

Que ce soit pour votre vie privée ou professionnelle, vous envoyez de nombreux mails par jour. Souvent agrémentés d’icônes, de smileys et/ou autres pièces jointes disponibles dans les multiples applications.

De plus, vous recevez une variété impressionnante d’emails : vos courriels professionnels, vos factures électroniques, vos newsletters, certaines mises à jour de conditions générales, des publicités et offres promotionnelles, sans oublier les spams ou pourriels, les mails qui vous sont transférés par vos collègues ou associés, les vidéos Youtube de votre nièce, les poèmes de votre tonton, les blagues de vos amis, etc…

Jour après jour, vous l’aurez compris, vous êtes inondés et votre boîte de réception déborde. Pour certains, c’est même la panique lorsque vous n’avez pas l’occasion de relever les mails ne fût-ce que durant 24 heures.

Généralement, lorsque vous êtes tellement habitués à quelque chose (écrire des courriels dans ce cas précis), vous n’y prêtez plus aucune attention. Cette chose vous est devenue habituelle. Vous agissez instinctivement. Vous ne prenez plus aucune précaution. Il vous est même arrivé de ne pas avoir le temps de relire ce que vous venez juste d’écrire. Vous l’avez fait tellement vite. C’est justement dans ces moments-là que les choses peuvent vous échapper. Et qu’un mail un peu salé ou trop personnel arrive malencontreusement dans la boîte de réception d’un destinataire autre que celui auquel il était destiné.

Bonjour les quiproquos. Ohhh. Zut. Trop tard. Si seulement vous pouviez faire « delete/effacer/undo/annuler ». Appuyer sur n’importe quelle autre touche ou demander à l’excentrique Doc de « Back to the Future » de vous ramener juste quelques petites secondes en arrière.

Bref, pour éviter de telles situations délicates, apprenez à être prévoyant et prenez les devants. Suivez ces quelques conseils pratiques.

Voici des règles élémentaires (in-)connues ou oubliées, qui vous aideront à devenir un pro du mail.

  1. « à »
    Attendez avant d’ajouter votre destinataire. Commencez toujours par écrire votre texte. Parfois, vous faites des modifications importantes. Votre doigt glisse sur la touche « envoyer » alors que certains passages doivent encore être rectifiés. Habituez-vous dès maintenant à compléter cette zone en dernier lieu. Indiquez votre destinataire uniquement lorsque votre message est bien terminé, que vous l’avez relu et approuvé.
  2. « cc »
    Utilisez le « cc » (carbon copy) avec précaution. Uniquement lorsque toutes les personnes reprises en copie peuvent avoir accès aux adresses-mail les unes des autres. Et que bien sûr, le contenu de votre mail les concerne toutes.
    Pensez-y attentivement, surtout depuis les directives RGPD (mai 2018) sur la protection des données à caractère privé.
  3. « cci »
    Privilégiez la « cci » (copie carbone invisible ou copie cachée) lorsque vous écrivez un même contenu à plusieurs personnes, qui ne doivent pas savoir ou qui ne sont pas sensées savoir quels sont vos autres destinataires.
  4. Répondre
    Lorsqu’il y a plusieurs destinataires dans un mail que vous venez de recevoir (et donc, que vous êtes l’un d’eux), évitez d’utiliser « répondre à tous ». A moins que cela ne soit absolument indispensable. Car cela encombre inutilement les boîtes de réception. Répondez uniquement à la personne concernée.
  5. Objet / Sujet : précis
    L’objet (ou le sujet) est un point méga important lors de la rédaction de votre mail. En effet, c’est très souvent lui qui détermine si votre mail ira à la poubelle ou sera ouvert par votre destinataire. Prenez donc la peine d’écrire un sujet court, complet et précis. Notez-y si nécessaire une référence, une date, un numéro ou nom de dossier, etc… Ecrivez tout ce qui pourrait donner envie à votre destinataire d’ouvrir votre mail et d’en lire le contenu.
  6. Objet / Sujet : suivi
    Lorsque vous répondez à un mail : modifiez-en systématiquement l’objet. Cela permettra d’avoir une meilleure lisibilité dans les suivis. Vous allez aussi gagner du temps lorsque vous ferez une recherche, puisque vous pourrez retrouver le mail en question plus rapidement selon l’objet demandé.
    Exemples  : « cde 40 du 5jan12 » ; « v/réf 783 Dupont-Durant : confirmation » ; « rvs 14.2.15 Mr André Dupont » ; « livraison n°144 : adresse à préciser » ; etc…
  7. Objet / Sujet : transfert
    Lorsque vous devez absolument transférer un mail, enlevez les « TR / FWD » (transfert/foward) qui apparaissent automatiquement en objet. Sinon votre destinataire verra probablement : Tr/Tr/Tr/Tr… ce qui ne va pas le motiver à ouvrir votre courriel. Ecrivez le sujet actuel du mail que vous allez rédiger, de manière courte et précise.
    Point important : vérifiez si dans la suite du mail transféré, toutes les informations peuvent être transférées ou s’il est préférable d’en effacer certaines parties sensibles (mail/nom/…) ou sans intérêt pour le nouveau destinataire.
  8. Formule de politesse d’entrée
    Tant en début qu’en fin de mail, prenez soin d’utiliser les bons termes. Préférez « Madame » ou « Monsieur » lorsque vous ne connaissez pas personnellement votre destinataire ou que vous vous adressez à une administration par exemple. Les moteurs de recherche vous renseigneront sur les différentes formules de politesse à utiliser selon vos destinataires.
    Gardez les « salut », « coucou » et autres « hello » pour vos proches et amis.

Souvenez-vous que les exemples cités ci-dessus, sont à adapter à votre style personnel, à votre clientèle, à votre domaine d’activité, aux us et coutumes de votre milieu et/ou aux usages applicables dans votre région.

A très bientôt pour la suite des conseils pratiques pour une rédaction efficace de vos mails.


Et vous, quelles sont les astuces que vous utilisez déjà pour personnaliser vos mails ?


Avec enthousiasme et bonne humeur 😉

Téodora