Rédiger un eMail

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La terre est votre terrain de jeu.
Un monde virtuel au quotidien.
En connaissez-vous les règles ?


Il porte plusieurs noms, qui signifient la même chose : e-mail, mail, courrier électronique, message, courriel, etc… Le fait est que le mail fait partie intégrante de votre vie quotidienne et que vous utilisez très fréquemment ce mode de communication pour transmettre diverses informations.

Que ce soit pour votre vie privée ou professionnelle, vous envoyez de nombreux mails par jour. Souvent agrémentés d’icônes, de smileys et/ou autres pièces jointes disponibles dans les multiples applications.

De plus, vous recevez une variété impressionnante d’emails : vos courriels professionnels, vos factures électroniques, vos newsletters, certaines mises à jour de conditions générales, des publicités et offres promotionnelles, sans oublier les spams ou pourriels, les mails qui vous sont transférés par vos collègues ou associés, les vidéos Youtube de votre nièce, les poèmes de votre tonton, les blagues de vos amis, etc…

Jour après jour, vous l’aurez compris, vous êtes inondés et votre boîte de réception déborde. Pour certains, c’est même la panique lorsque vous n’avez pas l’occasion de relever les mails ne fût-ce que durant 24 heures.

Généralement, lorsque vous êtes tellement habitués à quelque chose (écrire des courriels dans ce cas précis), vous n’y prêtez plus aucune attention. Cette chose vous est devenue habituelle. Vous agissez instinctivement. Vous ne prenez plus aucune précaution. Il vous est même arrivé de ne pas avoir le temps de relire ce que vous venez juste d’écrire. Vous l’avez fait tellement vite. C’est justement dans ces moments-là que les choses peuvent vous échapper. Et qu’un mail un peu salé ou trop personnel arrive malencontreusement dans la boîte de réception d’un destinataire autre que celui auquel il était destiné.

Bonjour les quiproquos. Ohhh. Zut. Trop tard. Si seulement vous pouviez faire « delete/effacer/undo/annuler ». Appuyer sur n’importe quelle autre touche ou demander à l’excentrique Doc de « Back to the Future » de vous ramener juste quelques petites secondes en arrière.

Bref, pour éviter de telles situations délicates, apprenez à être prévoyant et prenez les devants. Suivez ces quelques conseils pratiques.

Voici des règles élémentaires (in-)connues ou oubliées, qui vous aideront à devenir un pro du mail.

  1. « à »
    Attendez avant d’ajouter votre destinataire. Commencez toujours par écrire votre texte. Parfois, vous faites des modifications importantes. Votre doigt glisse sur la touche « envoyer » alors que certains passages doivent encore être rectifiés. Habituez-vous dès maintenant à compléter cette zone en dernier lieu. Indiquez votre destinataire uniquement lorsque votre message est bien terminé, que vous l’avez relu et approuvé.
  2. « cc »
    Utilisez le « cc » (carbon copy) avec précaution. Uniquement lorsque toutes les personnes reprises en copie peuvent avoir accès aux adresses-mail les unes des autres. Et que bien sûr, le contenu de votre mail les concerne toutes.
    Pensez-y attentivement, surtout depuis les directives RGPD (mai 2018) sur la protection des données à caractère privé.
  3. « cci »
    Privilégiez la « cci » (copie carbone invisible ou copie cachée) lorsque vous écrivez un même contenu à plusieurs personnes, qui ne doivent pas savoir ou qui ne sont pas sensées savoir quels sont vos autres destinataires.
  4. Répondre
    Lorsqu’il y a plusieurs destinataires dans un mail que vous venez de recevoir (et donc, que vous êtes l’un d’eux), évitez d’utiliser « répondre à tous ». A moins que cela ne soit absolument indispensable. Car cela encombre inutilement les boîtes de réception. Répondez uniquement à la personne concernée.
  5. Objet / Sujet : précis
    L’objet (ou le sujet) est un point méga important lors de la rédaction de votre mail. En effet, c’est très souvent lui qui détermine si votre mail ira à la poubelle ou sera ouvert par votre destinataire. Prenez donc la peine d’écrire un sujet court, complet et précis. Notez-y si nécessaire une référence, une date, un numéro ou nom de dossier, etc… Ecrivez tout ce qui pourrait donner envie à votre destinataire d’ouvrir votre mail et d’en lire le contenu.
  6. Objet / Sujet : suivi
    Lorsque vous répondez à un mail : modifiez-en systématiquement l’objet. Cela permettra d’avoir une meilleure lisibilité dans les suivis. Vous allez aussi gagner du temps lorsque vous ferez une recherche, puisque vous pourrez retrouver le mail en question plus rapidement selon l’objet demandé.
    Exemples  : « cde 40 du 5jan12 » ; « v/réf 783 Dupont-Durant : confirmation » ; « rvs 14.2.15 Mr André Dupont » ; « livraison n°144 : adresse à préciser » ; etc…
  7. Objet / Sujet : transfert
    Lorsque vous devez absolument transférer un mail, enlevez les « TR / FWD » (transfert/foward) qui apparaissent automatiquement en objet. Sinon votre destinataire verra probablement : Tr/Tr/Tr/Tr… ce qui ne va pas le motiver à ouvrir votre courriel. Ecrivez le sujet actuel du mail que vous allez rédiger, de manière courte et précise.
    Point important : vérifiez si dans la suite du mail transféré, toutes les informations peuvent être transférées ou s’il est préférable d’en effacer certaines parties sensibles (mail/nom/…) ou sans intérêt pour le nouveau destinataire.
  8. Formule de politesse d’entrée
    Tant en début qu’en fin de mail, prenez soin d’utiliser les bons termes. Préférez « Madame » ou « Monsieur » lorsque vous ne connaissez pas personnellement votre destinataire ou que vous vous adressez à une administration par exemple. Les moteurs de recherche vous renseigneront sur les différentes formules de politesse à utiliser selon vos destinataires.
    Gardez les « salut », « coucou » et autres « hello » pour vos proches et amis.

Souvenez-vous que les exemples cités ci-dessus, sont à adapter à votre style personnel, à votre clientèle, à votre domaine d’activité, aux us et coutumes de votre milieu et/ou aux usages applicables dans votre région.

A très bientôt pour la suite des conseils pratiques pour une rédaction efficace de vos mails.


Et vous, quelles sont les astuces que vous utilisez déjà pour personnaliser vos mails ?


Avec enthousiasme et bonne humeur 😉

Téodora

 

 

 

 

Avancer organisé

 

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Comment s’organisent vos journées ?
Où se porte votre attention ?
Mesurez-vous les progrès accomplis ?


S’organiser pour mieux avancer

Que ce soit de façon mensuelle, hebdomadaire, journalière ou même plusieurs fois par jour, il est intéressant de répondre régulièrement aux 3 questions posées ci-dessous.

Elles vous recentrent de suite. Elles ont la faculté de vous faire revenir au moment présent. Elle vous permettent de vous poser, de prendre du temps pour vous et pour votre business. Et surtout, elles vous permettent de revenir en conscience à ce dont vous avez vraiment besoin ou envie.

Que ce soit pour vous fixer des objectifs, pour prendre une décision ou faire un choix important, prenez quelques instants et répondez franchement à ces trois questions.

L’une après l’autre, elles vont vous permettre de vous focaliser, vous ramener à la raison d’être principale de votre entreprise, tout en vous permettant de prendre suffisamment de recul pour commencer à bouger, pour avancer vers votre destination et pour agir dès la dernière réponse.

Peut-être cela vous demandera un peu plus de temps si vous n’êtes pas familier avec cette approche. Sachez pourtant que plus vous pratiquerez l’exercice, plus affinées seront vos réponses. Et meilleurs seront les actes tangibles que vous poserez.

Au fil du temps, vous prendrez l’habitude d’agir. Et les réponses concrètes à la question numéro trois vous apporteront des bénéfices qui seront très souvent à la hauteur de vos espérances.


Résultats garantis step by step

  1. De quoi ai-je réellement enVie ?
  2. Comment je me sens en y pensant ?
  3. Quelle est la PPPP action ?

De quoi avez-vous réellement envie ?

Qu’est-ce qui vous fait vraiment enVie ? Quel est votre moteur ? Qu’est-ce qui vous donne des ailes (et je ne parle pas de la boisson énergisante) ? Quelle est cette chose qui vous donne vraiment soif de rester en Vie ? Quel est ce besoin qui vous pousse à poursuivre votre route ? Qu’est-ce qui vous fait continuer à vous dépasser dans votre métier ?  Pourquoi avez-vous ce désir profond de persévérer dans votre activité ?


Comment vous sentez-vous en y pensant ?

Maintenant que vous avez la ou les réponse(s) à votre première question, allez un peu plus loin et fermez les yeux. Prenez un moment pour vraiment ressentir ce qui se passe à l’intérieur de vous en y pensant. Lorsque vous imaginez ce moteur et cette enVie, comment vous sentez-vous ? Que ressentez-vous à la simple idée que votre réponse se matérialise et se réalise ?

Pour que l’exercice soit complet, faites participer tous vos sens. Concentrez-vous sur vos ressentis. Vous êtes en présence de ce qui vous motive. Que voyez-vous ? Quels sont les sons environnants ? Que touchez-vous ? etc… Exercez-vous à décrire les émotions qui émergent à ce moment précis.

Ressentez-vous de la joie ? Est-ce un sentiment d’euphorie ? Avez-vous envie de danser ? De partager avec vos proches ou vos collaborateurs ? De crier votre exaltation sur tous les toits ? Eprouvez-vous de la fierté ? Vous sentez-vous simplement calme et en paix ? Entendez-vous une douce voix familière qui vous félicite ? Ressentez-vous avoir accompli quelque chose de grand (même une petite action peut représenter quelque chose d’important pour vous) ? Vivez-vous une sensation d’intense satisfaction ? Serait-ce peut-être un moment de bonheur ? etc…

Savourez ces ressentis, ils sont le signe que vos réponses sont alignées avec qui vous êtes et avec votre mission actuelle. Vos réponses sont en accord avec votre nature profonde. Et votre corps exprime simplement leur justesse.

Si ce n’est pas le cas, alors vous ressentirez probablement des choses d’un style bien différent. Comme par exemple, de l’angoisse, de la peur, de la tristesse, une voix pas très sympa qui (re)commence à vous critiquer, qui vous « casse » dès que votre enVie pointe le bout du nez, qui vous dit que vous n’y arriverez pas et que de toute façon ce n’est pas pour vous, etc…

Comme le disait Henry Ford en d’autres mots : quoique vous pensiez, vous avez raison.

C’est à vous de décider. C’est à vous de croire en ce qui vous plaira. C’est à vous de ressentir ce qui vous fait vibrer. Après tout, il s’agit de votre vie et personne d’autre ne la vivra à votre place. C’est à vous de la vivre. Qu’allez-vous donc en faire ?


PPPP action

A présent, vous savez ce qui vous fait vibrer. Cela vous met dans un état de grande joie à l’idée de savoir votre objectif atteint. Demandez-vous dès lors, quelle est la première prochaine plus petite action que vous pouvez déjà mettre en oeuvre.

Que pouvez-vous déjà faire là maintenant ? Comment pouvez-vous agir ? Que pouvez-vous déjà faire à l’instant pour avancer vers votre choix ? Cette première prochaine plus petite action va enclencher le mouvement. Elle va peut-être pouvoir débloquer une situation délicate. Elle va mettre le processus en marche. Vous allez faire un pas vers la réalisation de votre objectif. Rappelez-vous de la fable sur le lièvre et la tortue. Lentement et sûrement. C’est petit pas après petit pas que vous construirez sur des bases solides et que vous arriverez au succès de chacun de vos projets.

Vous ne savez pas par où commencer ? Faites un brainstorming. Elaborez un mindmap. Notez toutes les idées qui vous viennent, l’une après l’autre ou mélangées sur une grande feuille. Vous choisirez par la suite quoi faire en premier.

Quelle pourrait être votre première prochaine plus petite action là maintenant ? Lancez-vous. Voici quelques idées en vrac :

  • ouvrir votre agenda et marquer les créneaux horaires disponibles
  • appeler ce client que vous rêvez de rencontrer
  • prendre le téléphone et commander les classeurs pour votre nouvelle année fiscale
  • décider de déléguer une partie de votre administratif pour vous consacrer à votre métier
  • programmer un team building
  • fixer rendez-vous avec un professionnel : coach, webmaster, community manager, pro du marketing, ou…
  • commander une pizza et avoir un vrai tête-à-tête avec votre partenaire
  • acheter les croissants/petits pains au chocolat et déjeuner avec votre équipe
  • choisir et vous inscrire à une formation spécifique
  • sortir promener le chien pour changer d’air
  • modifier l’emplacement de votre table de bureau pour avoir enVie d’y travailler
  • noter chaque semaine dans votre agenda votre moment de ressourcement
  • lister toutes les questions que vous n’osez pas poser à votre comptable
  • créer un simple tableau pour suivre vos chiffres
  • ranger vos cartes de visites ou demander à quelqu’un de les encoder
  • prendre quelques heures pour trouver le vêtement qui vous permet d’être à l’aise et vous donne confiance en vous
  • classer les papiers qui traînent sur votre bureau pour y voir plus clair
  • rassembler les contrats de vos fournisseurs, pour analyser leurs conditions
  • vous inscrire au prochain événement de réseautage, pour aller à la rencontre d’entrepreneurs de votre région
  • etc…

Et vous, quelles sont vos premières prochaines plus petites actions très concrètes ?


Avec enthousiasme et bonne humeur 😉

Téodora