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Gestion quotidienne

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Pourquoi un abaque ?
Comment compter ?


Installation

Etre indépendant en Belgique implique bien plus que le fait de s’inscrire à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE). Au-delà des formalités préalables à votre installation, il est vivement conseillé de « suivre » votre activité au quotidien.

Idéalement, pensez à le faire au jour le jour, chaque semaine ou au minimum une fois par mois. Vous aurez ainsi une vision claire sur la santé de votre entreprise et vous pourrez vous adapter rapidement à toute évolution ou à tout changement de cap.


Taxes

Soyez conscient qu’en Belgique, il y a bien plus que les contributions à payer. A l’heure actuelle, vous avez 3 types de « taxes ».

  1. La taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
  2. Les cotisations sociales.
  3. La déclaration d’impôts.

Renseignez-vous. Tenez-vous au courant. De nouvelles législations entrent-elles en vigueur dans votre domaine d’activité ou dans votre secteur ? Demandez conseil à un expert, à votre comptable/fiscaliste, à votre secrétariat social ou à l’administration fiscale. Croisez vos sources d’information.

Ensuite, mettez en place des pratiques pour mieux vous y préparer. Anticipez. En effet, vous pouvez déjà prévoir certains frais, taxes ou cotisations. Ce qui vous permet d’agir tout au long de l’année.

Et surtout, entourez-vous de personnes compétentes. « Celui qui croit qu’un professionnel coûte cher n’a aucune idée de ce que peut lui coûter un incompétent ».


Gestion

Qu’entend-on par gestion ? Est-elle réellement nécessaire ? Et si le temps vous manque ? Est-ce grave docteur ? Comment mettre un max d’éléments de votre côté pour une bonne gestion quotidienne ?

Au commencement, il y a votre boîte aux lettres. Cette coquine, dont il faut relever le contenu. Très régulièrement. Par boîte aux lettres, j’entends aussi bien celle qui est réelle/physique que virtuelle. Son contenu est composé d’une quantité de courriers divers. Courriers qui doivent être répartis et traités. Courriers d’information, prospectus, publicités, factures, appels de fonds, formulaires, contrats, devis signés, propositions d’assurance, rappels, relevés et extraits de compte, etc.

Il y a les urgences et les courriers qui demandent plus de temps, car il faut rassembler certaines pièces pour leur suivi. Il faut donc faire des recherches, téléphoner, attendre, rappeler, patienter, répondre, relire, vérifier l’orthographe, corriger, suivre, créer ou trouver les annexes, joindre des schémas, inclure des informations complémentaires, etc… Sans oublier les factures et les rappels. Les échéances à respecter. Le classement. L’archivage. Les bases de données. Les clients à relancer. Les fournisseurs à recontacter, etc,…

Sur le net et sur le marché, vous trouverez plein d’outils qui peuvent aussi vous aider. Certains sont gratuits. D’autres sont payants. Vous pouvez suivre votre activité grâce à des logiciels de gestion en ligne, des logiciels comptables, des logiciels de production et d’une foule d’applications mobiles.

Des tableaux de bord, des rapports de suivi, des prévisions, des budgets, vos entrées/sorties d’argent, l’état de vos stocks, le calcul de vos frais, le suivi de votre trésorerie, des indicateurs de performances, connaître l’évolution de votre chiffre d’affaires, le nombre de clients gagnés/perdus, le nombre de devis acceptés, le taux de réclamations, les retours sur investissements, le suivi de votre personnel, les résultats de vos actions directes/indirectes, un suivi des impayés, etc. Vous pouvez aussi mettre en place des stratégies, un marketing plus ciblé ou innovant, des planificateurs, des échéanciers, des tableaux très détaillés qui seront complétés minutieusement, etc.

Vous comprenez donc que vos choix sont vastes et très nombreux. Vous allez devoir prendre des décisions. Certaines pourront bénéficier d’un temps de réflexion plus long alors que d’autres devront se prendre très, très rapidement.

Réfléchissez à « vos » besoins. Quels sont-ils aujourd’hui ? Prenez un moment et pensez à tout ce qui vous est indispensable à l’heure actuelle. Puis, lancez-vous ! Ne faites pas l’autruche. De toute façon, il vous sera toujours possible de vous adapter. Et vous pourrez toujours améliorer vos processus avec l’expérience. Allez-y. Testez. Analysez. Ajustez.


Solutions

Après avoir parcouru différents éléments à prendre en compte pour une gestion saine de votre entreprise, vous voilà confronté à une nouvelle série de questions. Que mettre en place ? A qui s’adresser ? Quelles solutions efficaces pour une meilleure gestion quotidienne ? Voici le top 4 :

  1. Tout faire soi-même.
  2. Conseils du comptable.
  3. Engager du personnel.
  4. Collaborer et déléguer.

Nous allons parcourir ces options les unes après les autres. Exposer leurs avantages et leurs inconvénients. Et selon votre situation et le type d’entreprise que vous avez, ce sera à vous de faire un choix. Sachez que votre choix ne sera pas définitif. Vous avez toujours la possibilité de l’améliorer pour mieux évoluer.


1* Tout faire soi-même

Vous pouvez décider de tout faire vous-même. Vous y atteler patiemment et courageusement. Si vous le souhaitez vraiment, vous allez y arriver. Tout le monde en a la possibilité. Vous aurez juste besoin de compétences spécifiques. Quelques-unes. Ou plusieurs. Dans un domaine précis. Ou dans plusieurs. Vous avez également la possibilité de suivre des formations, des ateliers ou des séminaires. En présentiel ou en virtuel.

En plus, vous pouvez tout trouver sur internet ou sur Youtube. Vous trouverez des choses très intéressantes. Tout comme vous perdrez un temps considérable avec des informations incorrectes ou totalement creuses. Tout est là à votre disposition.

Gardez bien à l’esprit que vous allez devoir y passer de longues et parfois interminables heures. Prendre le temps d’acquérir ces compétences. Ou de vous mettre à jour. Et surtout, il vous faudra trouver beaucoup de temps disponible. Un temps certain, dirons-nous. Un temps que vous devrez prendre sur votre business ou vos temps libres. Un temps très précieux durant lequel, vous n’allez pas facturer, ni vous occuper de votre vrai métier, ni de vos clients.


2* Le comptable/fiscaliste

Vous avez bien sûr l’opportunité d’en parler à votre comptable/fiscaliste. Il pourra vous conseiller ou vous aiguiller. Si vous lui en faites la demande, il pourra même accepter de s’occuper d’une grande partie de votre gestion administrative. Même si l’administratif n’est pas la raison d’être de son métier.

Normalement, sa véritable vocation, sa valeur ajoutée est de prendre en charge le volet financier, fiscal, la TVA, analyser votre situation, dresser votre bilan et votre compte de résultats, etc.  Peut-être va-t-il vous proposer certains tableaux ou documents pour votre gestion quotidienne. Ou vous encourager pour l’achat d’un logiciel « performant ». Cette option pourrait être intéressante pour vous, à condition de vouloir investir dans un tel logiciel (achat/abonnement, suivi/mises à jour, helpdesk/chat, etc..) ; de vous former pour en apprendre le fonctionnement correct ; de prendre le temps de bien savoir le manipuler et d’en connaître toutes les ficelles ; et enfin, que ce logiciel soit adapté à « vos » besoins, vous apporte une réelle plus-value et vous offre un usage quasi-quotidien.


3* Engager du personnel

Troisième idée : engager quelqu’un. C’est une très bonne option. Si auparavant, vous avez déjà réfléchi aux aspects suivants : êtes-vous une petite structure ou une grosse société ? A partir de cette première réponse, vous avez le choix entre un contrat de travail salarié ou d’autres possibilités.

Engager du personnel fixe ? Ou en intérim ? En CDI ? Ou CDD ? Désirez-vous un mi-temps ou un temps plein ? Quels sont vos besoins à court et à long terme ? Quelle est la charge réelle de travail ? Avez-vous suffisamment de tâches à confier à votre personnel ? Même durant vos périodes creuses ? Voulez-vous engager des intérimaires ? Un intérimaire ne vous est pas exclusivement réservé. De part son statut, il est disponible pour plein d’autres clients. Et vous aurez peut-être un intérimaire différent à chaque fois. Qu’il faudra à nouveau mettre au courant de vos procédures.

Maintenant, que vous avez pris la décision d’engager quelqu’un, allez-vous recourir aux services d’une agence de recrutement ? Ou vous en occuper vous-même ? Faites un bon planning. Pensez au type d’offre d’emploi que vous souhaitez. Ciblez bien vos besoins. Concentrez-vous ensuite sur la rédaction. La correction. Poster sur les réseaux sociaux. Envoyer par mailing. Ou/Et par courrier. Répondre aux appels téléphoniques. Transmettre les infos demandées. Parcourir et trier les mails reçus. Les différents CV et lettres de motivation. Rencontrer les candidats potentiels. Faire des choix. Estimer si la personne est suffisamment motivée, enthousiaste, ponctuelle, réactive, compétente. Sentir si votre candidat est prêt à s’investir. A partager vos valeurs. Trouver un accord. Signer le contrat de travail. Espérer que ce soit la « bonne » personne pour le « bon » poste. Réfléchissez bien au temps et à l’énergie que tout cela va vous prendre.


4* Collaborer et déléguer

Et si une solution bien plus simple et pratique était à votre portée ? Il est vrai que certains entrepreneurs ignorent jusqu’à l’existence de cette solution. Vous savez tous ce qu’est une secrétaire « salariée » ou une assistante de direction « salariée ». A l’heure actuelle, ces métiers « salariés » existent aussi sous forme indépendante et autonome. Il y a quelques hommes. Et une très grande majorité de femmes. Nous sommes là pour vous aider et vous accompagner. Chacun de nous a son créneau et différents services à proposer. Vous nous trouverez sous de multiples appellations : secrétaire indépendante / organisatrice indépendante / secrétaire à temps partagé / collaboratrice indépendante / assistante administrative indépendante, etc. Prenez un moment pour discuter et/ou nous rencontrer. Vous serez heureux de connaître enfin notre existence. Vous serez soulagé par l’étendue de nos services et compétences.

Choisir de déléguer. Tout simplement. Savez-vous que cette possibilité peut réellement vous apporter de merveilleux avantages ?  Il suffit de franchir le pas et d’oser. Apprenez à déléguer petit à petit. Plein de choses peuvent être déléguées. Une partie du travail que vous n’aimez vraiment pas faire. Par exemple : appels téléphoniques, demandes d’infos aux administrations. Des choses pour lesquelles vous n’êtes vraiment pas expert. Par exemple : rédaction, relectures, corrections. Ce qui vous prend beaucoup trop de temps. Par exemple : suivi des impayés, suivi des contacts. Et ce ne sont que quelques exemples basiques parmi une foule de services qui vont vraiment vous faciliter la gestion quotidienne.

Collaborer avec une assistante indépendante sera peut-être pour vous, LA solution par excellence. Nous sommes tous deux autonomes. Notre objectif à tous les deux est d’offrir le meilleur service. Nous sommes tous deux motivés par un métier qui nous passionne. Nous sommes tous deux très compétents dans notre domaine. Et je peux même vous recommander auprès de partenaires privilégiés. Nous pouvons collaborer autant de fois et aussi longtemps que nous le souhaitons. Dans vos bureaux ou à distance. De manière ponctuelle ou récurrente. Nous avons chacun des talents, des dons et des compétences. Il nous suffit de les mettre à profit. C’est là toute la beauté de cette approche.

Simplicité. Fluidité. Efficacité. <<>> Contacts. Rendez-vous. Prestations.

Ma mission est de vous simplifier la Vie. Faciliter votre gestion quotidienne. Vous faire gagner du temps et de l’argent. Pendant que je m’occupe de vos « papiers », vous allez enfin facturer ! Pensez-y. Mes solutions sont personnalisées. Du véritable « sur mesure ».  Selon vos besoins du moment ou ceux à venir. Une journée par mois suffit pour garder le cap. Et mois après mois, vous constaterez l’évidence. Pourquoi n’avez-vous pas délégué plus tôt ? Les résultats sont là. Votre esprit est plus léger. Vous gagnez en sommeil et en énergie. Vous profitez enfin de vos soirées et de vos temps libres.

Simplifiez-vous la Vie et consacrez-vous à ce qui est vraiment important pour vous.


A vous maintenant. Qu’est-ce qui peut simplifier votre quotidien et vous libérer l’esprit ? Merci de vos partages !


Avec enthousiasme et bonne humeur 😉

Téodora

 

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