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Confiance et discrétion

discrétion ouïe, vue, parole

Comment choisissez-vous un partenaire professionnel ?
Quelles compétences recherchez-vous ?
Est-ce important de partager des mêmes valeurs ?


Suite à une semaine intensive lors d’un « boost camp » en août dernier, il m’a paru essentiel de préciser certaines notions de base à propos de mon activité d’assistante personnelle.

Des entrepreneurs d’horizons très variés étaient présents. Et durant toute la semaine, nous avons joyeusement pris part aux exercices proposés. Au menu : réflexions, discussions, partages intenses, créativité et bienveillance.

Arrive le dernier jour de la semaine. Les échanges en petits groupes continuent. Et là, au moins à deux reprises, on me dit « ah bon… je comprends un peu mieux ce que tu fais… ». J’en suis toute étonnée, car nous en avions déjà discuté à de nombreuses reprises durant ces 4 journées. J’en déduis donc que : a) je ne m’exprime pas assez clairement, b) une grande majorité de personnes ne comprend absolument pas en quoi consiste le fabuleux métier de secrétaire indépendante.

Et vous, que me répondriez-vous si je vous demandais : « qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante et que fait-elle exactement ? »

Petite précision : par secrétaire indépendante, j’englobe les termes tels que secrétaire de direction, assistante, collaboratrice, P.A., office manager, bras droit, etc…

Petite précision bis : je parle ici de mon activité de secrétaire indépendante au féminin, tout simplement parce que je suis une femme. Mon post concerne bien évidemment les secrétaires indépendants et autres assistants au masculin.

Pour vous aider à y voir plus clair, j’ai pioché dans plusieurs articles et vous inclus leurs liens.

Vous pourrez ainsi vous faire une idée plus réaliste du métier d’assistante indépendante. Et réfléchir aux qualités et compétences souhaitées lorsque vous serez à la recherche de votre perle rare.

Il est question ci-dessous du statut « salarié » car on y parle de manager/assistante. Pour le statut « indépendant », il vous suffit ensuite de retirer le lien de subordination et de transposer ces informations.

Rappelez-vous qu’une secrétaire indépendante est une collaboratrice et une partenaire professionnelle.

Commençons par les notions de bases. Pour en avoir une idée générale, j’ai mis en gras ses nombreuses qualités et compétences. Vous pourrez ainsi mieux comprendre la véritable plus-value d’une secrétaire indépendante. Et ce, même si vous maîtrisez votre ordinateur et plein d’autres logiciels sur le bout des doigts.

Le b.a.-ba est là. Juste devant vos yeux. Incarné dans le mot « secrétaire ». Décomposez-le et voyez apparaître « secret + taire« . C’est la notion la plus basique de notre métier. Toute collaboratrice digne de ce nom possède ces qualités de base. Très souvent, nous ne pensons même pas à les mentionner, tellement c’est une évidence pour nous. En effet, la confiance et la discrétion font partie intégrante des qualités indispensables d’une vraie assistante.

L’article du SIEP (click ici) dit « La discrétion est une vertu essentielle de la secrétaire : c’est une fonction où l’on doit savoir garder des secrets professionnels. Je ne conçois pas non plus qu’une personne non ordonnée puisse exercer ce métier. En effet, il faut savoir gérer les rendez-vous ou les dossiers d’une tierce personne… »

Christine Harache formule cela très bien « Tout voir, tout entendre et ne rien dire« , telle pourrait être la devise des assistantes… Le respect de la confidentialité est une obligation pour tous les salariés. Pour l’assistante, c’est davantage qu’une obligation, c’est le cœur même du métier… »

Christine Harache parle ici de la relation de confiance entre un manager et son assistante. Elle évoque les mots « loyauté, fidélité, fiabilité, savoir compter sur… ». Travailler dans une atmosphère de confiance permet un meilleur engagement et une bien meilleure motivation de part et d’autre.

Florence Brunel explique l’efficacité et la complicité de la relation entre un manager et son assistante. Même si 1,4% d’hommes exercent ce métier et qu’il est souvent considéré comme une « charge » qui ne rapporte rien dans une entreprise, une assistante va vous permettre de vous consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée.

L’assistante sait gérer les priorités, elle sait à qui transmettre quelle information. Elle arrive facilement à faire la différence entre l’urgent et l’important. En plus, selon son expérience, elle possède d’autres cordes à son arc : compétences en langues, juridiques, marketing, médicales,… Votre secrétaire est une interlocutrice privilégiée pour faire passer les messages. Elle a plein de contacts, connaît les différentes personnes et leur manière d’être. Elle est l’interface humaine qui sait transmettre avec diplomatie.

En tant que bras droit qui collabore avec un entrepreneur ou un chef d’entreprise, une secrétaire adore la diversité et la variété des tâches dans son activité. Idem en ce qui concerne les responsabilités qui lui sont confiées. Raison pour laquelle il est recommandé de régulièrement faire le point sur ce qui a déjà été fait et sur l’évolution de vos besoins. Pensez à féliciter votre assistante lorsque vous appréciez son travail. La reconnaissance est un besoin humain de base.

Muriel Jasor aborde le duo de choc que forment le patron et son assistante. Je reprends ici tout un pan de l’article, car il est tellement bien formulé et hyper explicite. Cela vous permettra d’encore mieux saisir l’étendue de notre métier.

« Discrète, efficace et invisible, précise-t-on même à propos de cette femme de l’ombre, absente des organigrammes. Pourtant, le pouvoir de l’assistante de direction est bien réel : c’est elle qui connaît le mieux le grand patron… « 

« Le rôle de… mon assistante clef, est d’instaurer une relation de convivialité positive face aux demandes multiples« … Autrement dit, elle représente un point d’entrée ; elle doit servir de filtre, mais de la façon la plus souple possible car je privilégie toujours le contact direct… Je reconnais que la tâche n’est pas facile… »

« … Ces assistantes sont si indispensables qu’elles en viennent à former avec leur patron des binômes indéboulonnables… Nombre de grands dirigeants demandent à prendre un nouveau poste, accompagnés par leur assistante »

« L’assistante est d’autant plus essentielle qu’elle a aussi la haute main sur une partie de la sphère personnelle du dirigeant. Elle seule sait dégager la plage de temps nécessaire à une affaire privée. Car les outils technologiques ont beau faciliter l’autonomie du patron, ils ne le déchargent pas de toute intendance, comme le fait une assistante. »

« Mais qui est cette perle rare ? Une femme (dans 98 % des cas) qui a l’intelligence des situations ainsi qu’une fine connaissance et la mémoire de l’entreprise… sait créer de l’harmonie… personne intelligente, capable de donner un feedback sur l’ambiance et de dire attention, là, ça ne va pas… Pleine de tact, elle dose son affirmation de soi selon les circonstances, sait écouter sans se prendre pour le bureau des pleurs, trier l’information et relayer ce qui doit l’être… Elle doit être à l’écoute de ses correspondants, aimable, ponctuelle, organisée, disponible. Elle doit aussi avoir un sens fort du relationnel et faire preuve d’initiative et de responsabilité… Il faut savoir bien gérer le stress et parfois avoir des nerfs d’acier… »

« Et la confidentialité ? Il faut de la confiance sinon on arrête tout… Mon assistante a accès à mes e-mails et lit tout, y compris ce qui est relatif aux salaires et aux décisions importantes… Et la question des absences ? Les remplacements sont à faire pleurer : jusqu’à quatre fautes d’orthographe par phrase !, se plaignent nombre de patrons. Le mieux, dès lors que c’est possible, est de faire coïncider nos absences« 

« Dans de nombreuses entreprises, la recherche d’une meilleure maîtrise des coûts a remis en cause le binôme : mis à part les  »grands patrons », une assistante peut travailler aujourd’hui pour 3, 4 ou 5 personnes… les fondamentaux du métier restent toutefois préservés (accueil, communication, organisation, rôle de mémoire et de bras droit du manager)… plus spécialisées, les assistantes évoluent. »

Une excellente secrétaire mettra un point d’honneur à se former continuellement, et pas uniquement en rapport avec son métier. Bien sûr, que celui-ci évolue, tout comme l’informatique ou la technologie. Les relations interpersonnelles peuvent également être soignées et améliorées grâce à des formations en gestion du stress, proactivité, communication non violente, écoute active, harmonisation de l’espace de travail,…

J’espère que vous avez à présent une meilleure idée du métier d’assistante indépendante. Avec le Secrétariat Heureux, j’ai créé le concept unique de « mieux-être sur mesure », qui  s’adapte à vos besoins spécifiques et vous propose des solutions sur mesure. Résultat : vous êtes bien plus heureux ! Vous avez plus de temps libre, vous pouvez vous consacrer à votre vrai métier ou à tout ce qui est vraiment important pour vous. Vous vous sentez léger et votre quotidien est facilité. C’est cela le mieux-être perso + pro !

Voici 6 trailers ou bandes annonces sur le sujet :

1988 : WorkingGirl
2000 : ErinBrockovich
2001 : BridgetJones
2002 : Secretary
2006 : LeDiableShabilleEnPrada
2012 : Populaire


A votre tour maintenant :
1) Quelles qualités et compétences possède la/votre secrétaire idéale ?
2) Quels sont vos films favoris sur le sujet ?


Avec enthousiasme et bonne humeur 😉

Téodora

 

 

 

 

 

 

 

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