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Rédiger un eMail

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La terre est votre terrain de jeu.
Un monde virtuel au quotidien.
En connaissez-vous les règles ?


Il porte plusieurs noms, qui signifient la même chose : e-mail, mail, courrier électronique, message, courriel, etc… Le fait est que le mail fait partie intégrante de votre vie quotidienne et que vous utilisez très fréquemment ce mode de communication pour transmettre diverses informations.

Que ce soit pour votre vie privée ou professionnelle, vous envoyez de nombreux mails par jour. Souvent agrémentés d’icônes, de smileys et/ou autres pièces jointes disponibles dans les multiples applications.

De plus, vous recevez une variété impressionnante d’emails : vos courriels professionnels, vos factures électroniques, vos newsletters, certaines mises à jour de conditions générales, des publicités et offres promotionnelles, sans oublier les spams ou pourriels, les mails qui vous sont transférés par vos collègues ou associés, les vidéos Youtube de votre nièce, les poèmes de votre tonton, les blagues de vos amis, etc…

Jour après jour, vous l’aurez compris, vous êtes inondés et votre boîte de réception déborde. Pour certains, c’est même la panique lorsque vous n’avez pas l’occasion de relever les mails ne fût-ce que durant 24 heures.

Généralement, lorsque vous êtes tellement habitués à quelque chose (écrire des courriels dans ce cas précis), vous n’y prêtez plus aucune attention. Cette chose vous est devenue habituelle. Vous agissez instinctivement. Vous ne prenez plus aucune précaution. Il vous est même arrivé de ne pas avoir le temps de relire ce que vous venez juste d’écrire. Vous l’avez fait tellement vite. C’est justement dans ces moments-là que les choses peuvent vous échapper. Et qu’un mail un peu salé ou trop personnel arrive malencontreusement dans la boîte de réception d’un destinataire autre que celui auquel il était destiné.

Bonjour les quiproquos. Ohhh. Zut. Trop tard. Si seulement vous pouviez faire « delete/effacer/undo/annuler ». Appuyer sur n’importe quelle autre touche ou demander à l’excentrique Doc de « Back to the Future » de vous ramener juste quelques petites secondes en arrière.

Bref, pour éviter de telles situations délicates, apprenez à être prévoyant et prenez les devants. Suivez ces quelques conseils pratiques.

Voici des règles élémentaires (in-)connues ou oubliées, qui vous aideront à devenir un pro du mail.

  1. « à »
    Attendez avant d’ajouter votre destinataire. Commencez toujours par écrire votre texte. Parfois, vous faites des modifications importantes. Votre doigt glisse sur la touche « envoyer » alors que certains passages doivent encore être rectifiés. Habituez-vous dès maintenant à compléter cette zone en dernier lieu. Indiquez votre destinataire uniquement lorsque votre message est bien terminé, que vous l’avez relu et approuvé.
  2. « cc »
    Utilisez le « cc » (carbon copy) avec précaution. Uniquement lorsque toutes les personnes reprises en copie peuvent avoir accès aux adresses-mail les unes des autres. Et que bien sûr, le contenu de votre mail les concerne toutes.
    Pensez-y attentivement, surtout depuis les directives RGPD (mai 2018) sur la protection des données à caractère privé.
  3. « cci »
    Privilégiez la « cci » (copie carbone invisible ou copie cachée) lorsque vous écrivez un même contenu à plusieurs personnes, qui ne doivent pas savoir ou qui ne sont pas sensées savoir quels sont vos autres destinataires.
  4. Répondre
    Lorsqu’il y a plusieurs destinataires dans un mail que vous venez de recevoir (et donc, que vous êtes l’un d’eux), évitez d’utiliser « répondre à tous ». A moins que cela ne soit absolument indispensable. Car cela encombre inutilement les boîtes de réception. Répondez uniquement à la personne concernée.
  5. Objet / Sujet : précis
    L’objet (ou le sujet) est un point méga important lors de la rédaction de votre mail. En effet, c’est très souvent lui qui détermine si votre mail ira à la poubelle ou sera ouvert par votre destinataire. Prenez donc la peine d’écrire un sujet court, complet et précis. Notez-y si nécessaire une référence, une date, un numéro ou nom de dossier, etc… Ecrivez tout ce qui pourrait donner envie à votre destinataire d’ouvrir votre mail et d’en lire le contenu.
  6. Objet / Sujet : suivi
    Lorsque vous répondez à un mail : modifiez-en systématiquement l’objet. Cela permettra d’avoir une meilleure lisibilité dans les suivis. Vous allez aussi gagner du temps lorsque vous ferez une recherche, puisque vous pourrez retrouver le mail en question plus rapidement selon l’objet demandé.
    Exemples  : « cde 40 du 5jan12 » ; « v/réf 783 Dupont-Durant : confirmation » ; « rvs 14.2.15 Mr André Dupont » ; « livraison n°144 : adresse à préciser » ; etc…
  7. Objet / Sujet : transfert
    Lorsque vous devez absolument transférer un mail, enlevez les « TR / FWD » (transfert/foward) qui apparaissent automatiquement en objet. Sinon votre destinataire verra probablement : Tr/Tr/Tr/Tr… ce qui ne va pas le motiver à ouvrir votre courriel. Ecrivez le sujet actuel du mail que vous allez rédiger, de manière courte et précise.
    Point important : vérifiez si dans la suite du mail transféré, toutes les informations peuvent être transférées ou s’il est préférable d’en effacer certaines parties sensibles (mail/nom/…) ou sans intérêt pour le nouveau destinataire.
  8. Formule de politesse d’entrée
    Tant en début qu’en fin de mail, prenez soin d’utiliser les bons termes. Préférez « Madame » ou « Monsieur » lorsque vous ne connaissez pas personnellement votre destinataire ou que vous vous adressez à une administration par exemple. Les moteurs de recherche vous renseigneront sur les différentes formules de politesse à utiliser selon vos destinataires.
    Gardez les « salut », « coucou » et autres « hello » pour vos proches et amis.

Souvenez-vous que les exemples cités ci-dessus, sont à adapter à votre style personnel, à votre clientèle, à votre domaine d’activité, aux us et coutumes de votre milieu et/ou aux usages applicables dans votre région.

A très bientôt pour la suite des conseils pratiques pour une rédaction efficace de vos mails.


Et vous, quelles sont les astuces que vous utilisez déjà pour personnaliser vos mails ?


Avec enthousiasme et bonne humeur 😉

Téodora

 

 

 

 

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